Dans un État, le Gouvernement ne peut pas tout gérer à partir d'un lieu unique. Il est obligé de déléguer une part de son autorité à des agents qui le représentent dans une circonscription administrative. Ces agents restent entièrement sous le contrôle de sa hiérarchie (principe de hiérarchie). En somme il s'agit d'un transfert de ressources administratives, humaines, matérielles des services centraux de l’État vers des services extérieurs réparties à différentes échelles du territoire.
Ainsi le territoire français est divisé en différentes circonscriptions administratives à différents niveaux. Chaque ministère dispose de services répartis sur l’ensemble du territoire ainsi que le droit ou non de prendre certaines décisions administratives.
Un exemple de déconcentration est le rôle du préfet. En effet, ce dernier est nommé par le Président de la République sur proposition du Premier ministre et du ministre de l’Intérieur. Il est le représentant de l’Etat et du Gouvernement. Son rôle est d’appliquer les politiques du Gouvernement au sein de sa circonscription administrative selon les ressources qui lui sont données. Il existe au sein même du corps des préfets une hiérarchie (préfet de région, de département et sous-préfet). On retrouve toutes les composantes de la déconcentration c'est-à-dire le principe hiérarchique, le transfert de ressources des services centraux de l’Etat et la répartition sur le territoire.
La décentralisation est un processus par lequel le pouvoir central va reconnaître à assemblées locales élues de décider et d'agir dans certains domaines de façon plus ou moins autonome sur une partie du territoire. Ces collectivités locales élues ont une personnalité juridique propre et ont leur propre budget.
Le gouvernement central fait un transfert des ressources politique, fiscale, administrative et financière à des juridictions distinctes de l’État qui ont des compétences sur une échelle inférieure par exemple le logement, l’environnement, la culture ou encore l’aménagement du territoire.
En bref, la décentralisation est un processus de redistribution du pouvoir.
Le champ de compétences de ces entités décentralisées et leurs ressources sont délimitées par le législateur national c'est à dire par le Parlement (Assemblée Nationale et Sénat) Par ailleurs le Sénat est le représentant de ces collectivités territoriales au sein du Parlement.
Si la déconcentration et la décentralisation sont deux processus distincts, ils ne sont pas indissociables. Par exemple, le maire est une autorité à la fois déconcentrée et décentralisée. Il est élu au sein d’une assemblée locale mais il est aussi le représentant de l’Etat au niveau de la commune occupant des fonctions administratives comme la rédaction d’actes de l'État civil.
Si ces deux notions sont complexes, elles n’en restent pas moins essentielles pour comprendre l’organisation territoriale du pouvoir de l’Etat et le fonctionnement des administrations.